Généralisation du télétravail, relations entre sites, relations internationales, nomadisme, obligation de confinement, les occasions d’animer des ateliers à distance sont nombreuses.
Concernant les ateliers de créativité ou animations innovantes, on s’adapte, on arrive même à une certaine maturité ! La virtualisation de relations ou d’interactions qui jusqu’alors n’étaient que physiques semble désormais réalisables à distance.
Les conseils pour réussir son challenge d’animateur.
1. Se fixer des objectifs d’animations/ateliers à distance aussi ambitieux qu’un format dispensé sur site.
L’animation à distance ne veut pas dire exonération ou dégradation des objectifs et livrables attendus. A ce titre les objectifs doivent être clairs, partagés et rappelés aux participants. Seuls le cadre d’exécution et les moyens d’animation différent et nécessitent une réelle adaptation.
2. Ajuster le nombre de participants aux attendus des animations/ateliers à distance.
Une règle : « plus l’engagement des participants sera dense, plus la taille du groupe à distance doit être réduite ». Une astuce permet cependant de confronter quantité et qualité autour d’une animation/atelier : la création de rooms privatives dans votre solution visio. Ainsi, vous pourrez aisément animer des ateliers en mode plénier avec une trentaine de participants et les répartir en plusieurs groupe de 6 à 10 personnes (en fonction du nombre d’animateurs disponibles).
3. Préciser les rôles de chacun autour d’une animation/atelier à distance.
- L’animateur, garant des objectifs et de la méthode, il oriente et dynamise les échanges.
- Le rapporteur, il agrège les contributions de chacun, les organise et les synthétise en fonction des objectifs et livrables attendus.
- Le régisseur, il a le double rôle d’être le « time keeper » et le support technique de la réunion pour assurer la fluidité et l’opérabilité des outils de visioconférence ou d’animation à distance.
- Le modérateur/communicateur, il apportera une dimension « live » supplémentaire en assurant l’animation des chats intégrés ou des outils d’interaction, de sondage ou de co-élaboration.
- Sans oublier le participant, qui sera le contributeur principal de l’animation/atelier.
Suivant la taille de l’animation, il est évident que le « cumul des mandats » est de mise et que bien souvent l’animateur fera également office de rapporteur, régisseur voire modérateur.
4. Privilégier le cadre, fixer des règles simples et un timing précis des animations/ ateliers à distance.
Le cadre d’animation est important, il intègre les conditions propices à l’accomplissement du rôle de chacun des acteurs – le lieu (isolé et calme), le matériel (ordinateur, caméra, casque et micro fiables), les solutions (visioconférence, messagerie, logiciels experts compatibles avec les sécurités informatiques des entreprises), les supports d’animation (clairs, compréhensibles et lisible à distance), le timing (adapté avec des pauses régulières).
Autour de ce cadre, il est utile de rappeler certaines règles : les règles d’utilisation – l’usage de solution de visioconférence ou autre est assez intuitif, mais il est bon de rappeler certaines subtilités liées à des fonctionnalités satellites (chat, vote,..), les règles de vie – être à l’heure, couper son portable, couper son micro si l’on intervient pas, préparer ses questions et bien sûr les règles d’animation – être bienveillant, constructif, éviter la censure, favoriser le rebond, valoriser la parole, l’équité, l’intégralité…
5. Soigner l’organisation de son animation/atelier à distance : le avant, le pendant et le après.
Il faut mettre tous les moyens de réussite de votre côté.
Avant : Rendre l’invitation la plus attractive et claire possible.
C’est le premier élément de communication par excellence,c’est également la porte d’entrée à votre animation puisqu’elle va contenir les éléments de connexion à distance. Créneau bloqués, choix des participants, ordre du jour, objectifs, documents préalables, tout doit y figurer. Astuce : dans le cadre de l’animation d’ateliers en groupe, imaginez et constituez vos groupes en amont, en effet certains outils nécessitent une préparation et instruction préalables qu’il peut être difficile à gérer en « live ».
Pendant : Créer toutes les conditions d’un collectif engagé et à distance.
Suivant la taille de votre groupe, présentez les participants ou laissez le soin à chacun de se présenter et de faire connaissance. La meilleure façon étant de le faire sous une forme ludique par des ice-breakers adaptés.
Rappeler les règles du jeu, présenter les outils utilisés et l’ordre du jour. Assigner à chaque participant les objectifs et livrables individuels ou collectifs. Identifier les attentes particulières.
Comme lors d’une animation sur site, il est important de respecter les horaires (démarrer et finir à l’heure) et les engagements de l’animation.
Après : Donner une visibilité sur l’atterrissage des objectifs de son animation/atelier à distance
Au regard des contributions fournies par les participants de l’atelier à distance, il est important de formaliser les éléments de debriefing ou de compte rendus. Dans certains cas, un debriefing en visioconférence peut être organisé. Il est primordial de réassurer le participant sur son rôle, sa contribution à une phase donnée d’un projet ou d’une recherche : idéation, co-construction, prototypage, testing, distribution autour d’activités, services ou produits.
6. Et enfin, pas de bon animateur à distance sans bons outils !
L’outil n’est qu’un moyen et il est important à travers son animation, d’identifier le type d’interactions que l’on souhaite. Visio conférence, messagerie instantanée, voting, partage de documents, animations collectives, co-construction…à toutes ses fonctionnalités correspondent des solutions – on notera la fiabilité des outils Zoom, Webex ou Skype pour la visioconférence, l’efficacité de l’outils Teams pour le travail collaboratif ou l’originalité des solutions Klaxoon, Beekast ou Wisembly pour l’animation.
Vous souhaitez aller plus loin ? Le Village by CA Nord de France dispense des formations pour vous faire devenir de réels experts de l’animation en présentiel comme à distance.
Au premier semestre 2020, nous avons formé en présentiel une dizaine de personnes de chez Square Habitat Nord de France à devenir des « innov’acteurs ». Nous avons le plaisir de les rencontrer de nouveau ce mois-ci, cette fois à distance, pour leur apprendre à être tout aussi efficace lors de l’animation d’ateliers digitaux. On vous prépare un case study sur cette collaboration Square Habitat x Le Village by CA Nord de France.
Valéry Tréhout.